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Schon wieder erreicht den Personaler eine Frage nach Resturlaub und einem freien Nachmittag. Bei einem Blick in die Dienstpläne fällt dann auf: Der Wunsch kann problemlos erfüllt werden. Die Mitarbeiter freuen sich und die Zufriedenheit wirkt sich positiv auf das Arbeitsklima aus.
Wurden dagegen zu wenig Mitarbeiter eingesetzt, Urlaubsanträge verbaselt oder mit dem Arbeitgeber abgesprochene und gewährte Präferenzen ignoriert, führt das fehlerhafte Abwesenheitsmanagement ganz schnell zu Frust, Demotivation und Unzufriedenheit.
Mit einer Software können Führungskräfte das Abwesenheitsmanagement automatisiert umsetzen, den Arbeitsaufwand deutlich reduzieren und die Fehlerquote senken. Das digitale Tool trägt außerdem zu einer hohen Transparenz bei und lässt sich an viele weitere Softwares anbinden. Datenbasierte Berichte ermöglichen einen schnellen Überblick und stellen die Weichen für erfolgsversprechende Entscheidungen.
Doch welche Abwesenheitsmanagement-Softwares sind zu empfehlen? Wir stellen die Top-Applikationen der führenden Anbieter vor!
Digitales Abwesenheitsmanagement – Fehler vermeiden
Das Abwesenheitsmanagement in einem Betrieb kann sich als Herausforderung erweisen. Personaler lassen sich deswegen allzu gern von einer HR-Software unterstützen, die eine hohe Effektivität ermöglicht und einfach zu bedienen ist. Alles über Abwesenheitsmanagement erfahren Interessierte im Internet.
Doch welche Abwesenheiten existieren und welche gesetzlichen Regelungen sind zu befolgen? Zunächst gilt: Das Abwesenheitsmanagement ist ein Aufgabenbereich der HR-Abteilung eines Unternehmens. Sie fasst sämtliche betriebsbedingte Abwesenheiten von Führungskräften und ausführenden Mitarbeitern zusammen. HR-Manager erfassen Abwesenheiten, dokumentieren diese und werten die Daten anschließend aus.
Differenziert wird im Grunde zwischen der planbaren Abwesenheit und der Ad-hoc-Abwesenheit. Planbare Abwesenheiten sind unter anderem die Elternzeit, der Bildungsurlaub und das Sabbatical. Ad-hoc-Abwesenheiten umfassen beispielsweise Fehlzeiten aufgrund von Erkrankungen.
Während Urlaubslisten und Co. früher noch per Hand geführt wurden, greifen Unternehmen heute auf praktische HR-Tools zurück, die die Erfassung, Dokumentation, Verwaltung und Auswertung der Daten ermöglichen. HR-Manager und HR-Coordinator können sich wichtigeren Aufgaben im Arbeitsalltag widmen und müssen wiederkehrende Prozesse nicht mehr manuell umsetzen.
Die Abwesenheitssoftware ist dabei Teil der digitalen Personalakte. So entsteht ein ganzheitliches Konzept, das einen optimalen Überblick über die Aktivitäten jedes einzelnen Mitarbeiters bereithält.
Welche HR-Softwares lohnen sich?
Start-ups, KMU und Konzerne können auf Produkte von Papershift setzen. Das Premium-Paket für die Dienstplanung und Zeiterfassung umfasst unter anderem digitale Stundenzettel, Urlaubsplaner und die digitale Personalakte. In der Professional-Version können Unternehmen Urlaubssperren nutzen, mitarbeiterspezifische Feiertage hinterlegen und Gästefunktionen verwenden.
Eine Alternative stellt Personio dar. Der Anbieter vertreibt seit 2015 HR-Komplettlösungen für kleine und mittlere Unternehmen. Die Tools decken Bereiche wie die Rekrutierung, die Verwaltung der Urlaubsansprüche, die Bezahlung und die Entwicklung von Mitarbeitern ab. Auch das Abwesenheitsmanagement kann hier digital erfolgen. Pakete erstellt Personio individuell.
Auch Haufe-HR-Services ist eine empfehlenswerte und innovative HR-Software für Personalabteilungen. Das Tool deckt verschiedene Aufgabenbereiche ab und eignet sich für das Abwesenheitsmanagement. Die Plattform ist cloud-basiert und kann einfach in andere Systeme und eine bestehende IT-Landschaft integriert werden.
Ebenso einfach fällt die Nutzung von kiwiHR aus. Hier können Personaler Urlaube und Co. erfassen und alle weiteren Abwesenheiten von Mitarbeitern aus diversen Teams pflegen und archivieren. Die Software kann 14 Tage lang kostenlos getestet werden. Der Starter-Tarif löst anschließend geringe Kosten aus. Pro Mitarbeiter kostet kiwiHR in diesem Kontext 3,50 Euro.
Umfassender als kiwiHR fällt SageHR aus. Hier kann neben den klassischen Funktionen wie dem Abwesenheitsmanagement auch das Leistungsmanagement realisiert werden. Das Tool wertet obendrein das Mitarbeiterengagement aus. Die Basisversion kostet 4,50 Euro pro Mitarbeiter und pro Monat.
Das Fazit – Abwesenheiten planen und verwalten mit Top-Tools
Mitarbeiter werden krank, befinden sich im Urlaub und genießen ihre Auszeit in Österreich und Co., nutzen ihre Elternzeit oder erfreuen sich an einem Sabbatical. Die Abwesenheiten müssen dokumentiert werden. So können Personaler fehlende Mitarbeiter durch andere Angestellte ersetzen oder gegebenenfalls eine befristete Vertretung einstellen.
Für das Abwesenheitsmanagement stehen diverse moderne HR-Tools zur Verfügung. Top-Softwares für Personaler wie die Plattform von Papershift ermöglichen eine übersichtliche Organisation von Abwesenheiten und halten zahlreiche weitere Funktionen bereit. Neben Papershift können sich Unternehmen auch für Softwares von Personio und Haufe entscheiden. Auch kiwiHR und SageHR gelten als empfehlenswert.
